डाटाबेस का एक सामान्य उदाहरण विद्यालय में छात्रों की जानकारी के रूप में पाया जाता है। आम तौर पर यह जानकारी एक सारणी (सूची) के रूप में रखी कागज के रजिस्टर में रखी जाती है। इस सारणी में छात्रों का नाम, पता, कक्षा आदि अन्य विवरण सुरक्षित रखे जाते हैं और उन्हें नियमित समय से आवश्यकतानुसार बदला जाता है। इस प्रकार के विवरणों को डाटाबेस कहा जाता है। कागजों के रजिस्टर के स्थान पर कम्प्यूटर की मेमोरी कई लाखों की संख्या में इस प्रकार का विवरण रख सकती है, इसलिए डाटाबेस बहुत बड़े हो सकते हैं।

डाटाबेस की सारणियों की प्रत्येक ईकाई अथवा एक साथ कई ईकाइयों जिन्हें सेल कहते हैं, उन पर आवश्यकतानुसार गुणा, भाग, जोड़ना, घटाना आदि कुछ क्षणों में किया जा सकता है। डाटाबेस के सॉफ्टवेयर जिन्हें डीबीएमएस के नाम से जाना जाता है, इन सारणियों पर कई प्रकार के नियम लगाकर उनकी जानकारी बदलने तथा इस जानकारी के प्रबंधन का काम करते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को एक साधारण डाटाबेस समझा जा सकता है। कुछ बड़े डाटाबेस सॉफ्टवेयरों को ओरेकल, साइबेस, सीक्वेल, माईसीक्वेल, डीबीटू आदि के नाम से जाना जाता है।